Eventfotografie: Was mit den Bildern nach dem Event passiert

Vom Speicher zur Verwendung

Ein Eventtag liefert selten Bilder, die man einfach verwenden kann. Nach dem Dreh stehen mehrere Schritte an:

• Auswahl. Von mehreren hundert Aufnahmen bleiben jene, die technisch sitzen und inhaltlich etwas zeigen: die Rede, das Gespräch, den Moment davor.
• Entwicklung. Belichtung, Weißabgleich, Hauttöne. Bei Mischlicht aus Deckenstrahlern, Beamer und Fenster ist das die Arbeit, die man nicht erkennt, aber sofort merkt.
• Bildzuschnitt. Ein Bild für eine Startseite braucht andere Proportionen als eines für eine Zeitungsseite oder eine Story.
• Benennung und Übergabe. Dateinamen, die jemand versteht, Ordner, die jemand wiederfindet.

Wie viele Bilder Sie brauchen können

Für eine zweistündige Veranstaltung mit einem Programmblock sind 40 bis 60 Bilder ein guter Korpus. Für einen Kongress mit Vorträgen, Pausen und Abendveranstaltung sind es schnell 150 bis 250. Diese Zahlen sind Erfahrungswerte, keine Gesetze. Haben Sie besondere Schwerpunkte — etwa mehr Personenfotos für das Team, mehr Details für Social Media oder gezielte Bilder für die Presse —, teilen Sie uns gerne Ihre wichtigsten Punkte mit. Dann bauen wir Auswahl und Einsatz genau darauf auf.

Woher die Bilder stammen sollen

Ein guter Eventbericht braucht drei Ebenen: die Bühne, den Raum und die Menschen. Nur Bühne wirkt wie ein Protokoll, nur Raum wie ein Prospekt. Erst die Menschen dazwischen machen daraus einen Bericht.

Wie wir übermitteln

Üblich ist die Übergabe per Online-Gallery oder Download-Link. Die Gallery eignet sich, um direkt im Team auszuwählen, zu kommentieren und zu teilen; der Download-Link, um das komplette Bildpaket in einem Schritt abzuholen. Sie bekommen die Daten in hoher Auflösung (High Res) für Web und Druck — und zusätzlich aufbereitet und optimiert für LinkedIn und Facebook, damit die Bilder dort ohne Nachbearbeitung einsatzbereit sind.

Nutzungsrechte: was üblich ist und was extra kostet

Üblich sind Rechte für die Aussendung in Presseverteiler und die Nachberichterstattung in Web und Druck. Damit ist abgedeckt, was nach einem Event normalerweise passiert: der Nachbericht auf der eigenen Website, die Presseaussendung mit Bildmaterial, der Bericht in der Mitarbeiterzeitung.

Anders sieht es aus, wenn Paid Media daraus entstehen — also gesponserte Kampagnen — oder wenn der Druck in relevanten Tageszeitungen oder Advertorials daraus entstehen kann. Dann fallen Extrakosten an. Wir sagen Ihnen vorher, was im vereinbarten Preis enthalten ist, statt nachher zu verrechnen.

Auch die zweite Rechtefrage gehört vorab geklärt: Sollen erkennbare Personen in der Veröffentlichung erscheinen dürfen? Bei Veranstaltungen mit Gästen aus Unternehmen ist die Frage nach der Verwendung oft schneller geklärt, als man denkt — sie nur gestellt zu haben, ist der Unterschied zwischen Ruhe und Rückfragen.

Bis wann Sie die Fotos bekommen

Üblicherweise liefern wir bis 48 Stunden nach dem Event. Das ist der Punkt, an dem die Nachberichterstattung noch aktuell ist und die Erinnerung frisch — ein Nachbericht mit Bildern wirkt in den ersten zwei Tagen am stärksten.

Es gibt jedoch auch die Expresslieferung: Übermittlung bis zum nächsten Tag um 12 Uhr. Und bei Bedarf sogar die direkte Bearbeitung und Übergabe der Fotos vor Ort — etwa wenn Bilder noch während der Veranstaltung auf Screens, in eine Präsentation oder in den Presseraum sollen. Was davon möglich ist, hängt vom Umfang des Einsatzes ab; sprechen Sie es an, wir planen es sauber ein.

Fazit

Gute Eventfotografie endet nicht beim letzten Klick. Auswahl, Entwicklung, Zuschnitt, Übergabe — und klare Absprachen zu Rechten und Liefertermin. Wer diese Punkte vor dem Event klärt, bekommt Bilder, die am Folgetag arbeiten, statt Dateien, die im Ordner liegen.

Sie planen ein Event und möchten wissen, wie viele Bilder Sie bekommen und wie schnell? Schicken Sie uns Ihre Anfrage — wir nennen Ihnen Umfang, Lieferzeit und Nutzungsrechte im Vorfeld ehrlich und konkret.